• 产品简介
  • 优越性
  • 流程图
  • 应用价值

产品简介:

       工程档案是指公路工程建设过程中形成的各类资料,它反映的是项目建设的客观状况和规律的信息,包括自项目立项开始到竣工验收过程中所形成的,真实地记录了各种地下、地下建筑物及构筑物的建设情况,是具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的档案资料。因此,工程档案管理与工程作业管理一样,都是工程建设管理的重要组成部分,作为公路建设部门,应对工程档案管理予以重视,实行科学地,规范化地管理,这样才能使项目顺利竣工。

       工程档案管理是一个繁重、复杂的工作,需要专职档案管理人员进行有序、条理清晰地收集、整理。这个特性就要求档案管理人员工作认真、细心且要有耐心,但在实际操作中由于工作量过大,涉及面广,档案管理人员往往觉得力不从心,工作效率低,造成工程档案不全,资料返工机率大的现象。在信息高速发展的今天,计算机的广泛应用不仅提高工作效率且减轻了工作强度,因此构想在计算机的辅助下,开发与利用工程档案管理系统软件,以实现工程档案的信息化管理。

       公路建设项目领域内计算机管理的内容基本齐全,涵盖了整个建设项目的计量支付、计划进度、质量管理、费用管理、合同管理等方面,但用计算机的手段在图表与文档资料管理方面进行有效管理的项目在国内公路工程建设中不常见,而工程档案是贯穿整个项目文档资料也是工程档案的组成部分。基于这种指导思想,设想建立一种系统平台以工程档案管理为主线将所有工程项目建设中形成的各类资料用计算机统筹管理起来,以达到工程档案易于收集、管理,方便查询的目的。

 

 

方案解决的问题:

1、海量存储过程电子文件,便于后期利用编制组卷;

2、拆传两便,能快速进行数字化扫描归档。

 

优越性:

1、领导

       领导层可不受时域限制同步掌握咨询项目的档案编制动态。不仅可以掌握各项目情况,并能通过平台掌握本公司人员的工作情况。

2、技能

      可规范咨询项目的档案编制技术,统一提升档案编制专业技能;咨询过程中指导与规范性的文件、会议纪要、互动答疑等通过平台进行统一的指导与归纳并共享。

3、同步

      通过系统,同步实现档案的平行收集,化整为散,积分为整,在过程中逐步移交分项档案至业主处,施工单位查询电子版即可。

4、培养

      海量的档案库为后续项目人员培养带来充实的案例分析。

5、交互

      咨询、业主、监理、施工单位人员集成一体,能过平台友好进行档案编制经验交流与技术咨询。

6、监控

      实时监督各项目各参建单位的档案编制情况,有效的避免批量错误的出现。

7、规范

      能过后台字典设置,档案编制人员只需改动桩号与工程部位便可进行组卷题名的经验要求,有效的降低档案人员的专业要求。

8、软件

      功能完善,贴近实际需求,易操作,并提供适应性的开发服务。

9、提升

      信息化是现阶段业主单位必须使用的管理手段,采用软件进行档案管理不仅是以后档案管理的发展趁势也是一种对项目档案科技含金量的提升。

流程图:

实时编制竣工档案流程图

 

应用价值:

1、提高效率,降低成本

       系统给档案管理员带来最明显的价值就是提高了档案管理的工作效率,降低了档案管理部门的工作强度,这也是最直观的。

       在过去手工管理时,企业档案管理部门所从事的所有工作,包括档案收集、验收、整编、档案日常管理等较为具体琐碎的工作,都必须通过手工操作来完成,工作效率较低且比较容易出问题。信息系统的介入,就会减少手工作业产生的录入、统计、查询等方面的繁杂的计算工作,从而缩短了工作时间,提高了运作效率,降低了企业的人力成本。

2、便于知识共享与复用

       系统给其他员工带来最明显的价值就是为他们提供了一个资料信息、知识信息共享的平台。员工可以随时、随地方便地查找自己所需要的相关资料信息。   

3、促进形成用户自己的知识库体系

       档案管理员以及其他相关人员可以对已归档的数据加以分析、整理、编研,从而形成自己的知识库体系,将成果更好的进行传播和利用。